Cách làm việc hiệu quả, khoa học – hiệu quả mỗi ngày

Cập nhật mới nhất về chủ đề Cách làm việc hiệu quả, khoa học – hiệu quả mỗi ngày

Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao đồng nghiệp có thể hoàn thành công việc một cách khoa học và nhanh chóng? Luôn tự hỏi những cách hiệu quả để tăng năng suất của bạn mỗi ngày là gì?

Phương pháp làm việc hiệu quả – chắc hẳn bạn đã không ít lần nghe từ lời khuyên của người quen hay các bài viết trên mạng? Vâng, những gì bạn nghĩ là hàn lâm, khó khăn thực ra rất đơn giản.

Cùng Glints tổng hợp 14 cách làm việc hiệu quả nhất trong bài viết sau. Điều bạn cần làm là cố gắng áp dụng chúng để nâng cao hiệu quả công việc của mình!

Đầu tiên, một cách hiệu quả để làm việc là gì?

Thực hành công việc hiệu quả là cách đúng đắn để tối đa hóa thời gian bạn dành cho công việc để cải thiện năng suất và chất lượng công việc của chính bạn.

cách làm việc hiệu quả
© Pexels.com

Điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ không phải làm thêm giờ, nhiều giờ hơn hoặc làm việc chăm chỉ hơn mà vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu và lịch trình đã đặt ra.

Đó là thực tế. Những người hiệu quả không cần phải đầu tư nhiều thời gian và sức lực hơn để hoàn thành công việc. Những gì họ có là tư duy thông minh về cách họ làm việc cũng như cách tổ chức và quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả.

Làm việc với các kế hoạch và tổ chức

Trước khi bắt đầu, cách tốt nhất để tăng năng suất là xác định các nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn hoàn thành và sau đó lên kế hoạch quản lý chúng một cách khoa học nhất có thể.

Bạn nên bắt đầu mỗi nhiệm vụ với một mục tiêu, bao gồm khung thời gian, nỗ lực và kết quả mong muốn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như danh sách việc cần làm, thời gian biểu, lịch, công cụ lập kế hoạch hoặc ứng dụng thông minh để tìm cách sắp xếp và tổ chức thời gian làm việc của mình.

Đừng ngần ngại thử nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau và kết hợp chúng để tìm ra thứ phù hợp nhất với bạn! Mỗi người có một cách lập kế hoạch và tổ chức công việc khác nhau. Vì vậy, hãy từ từ trải nghiệm và khám phá.

đọc thêm: Cách kỷ luật bản thân khi làm việc tại nhà không khó như bạn nghĩ

Ưu tiên và loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết

Nhiều bạn trẻ vui vẻ chấp nhận hàng núi công việc vì họ nghĩ càng làm nhiều thì càng học được nhiều. Tuy nhiên, nếu bạn chọn thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách ngẫu nhiên mà không xem xét mức độ khẩn cấp của chúng, thì bạn rất dễ bị lạc và choáng ngợp. Từ đó, việc mua lại trở nên vô nghĩa và hiệu quả công việc giảm sút.

ưu tiên
© Pexels.com

Bước đầu tiên trong việc thiết lập một cách làm việc hiệu quả là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ cần được giải quyết càng nhanh càng tốt.

Đừng vội vàng làm quá nhiều việc cùng một lúc, khi sự chú ý của bạn bị chia đôi, bạn sẽ không làm việc hiệu quả. Học cách buông bỏ những công việc không quan trọng cũng chính là buông bỏ phần nào áp lực và lấy lại phần nào sự tập trung, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Áp dụng quy tắc 2 phút

Đây là một mẹo tuyệt vời được truyền cảm hứng bởi David Allen, một nhà tư vấn nổi tiếng về cải thiện hiệu quả và năng suất kinh doanh. Anh ấy nói: Nếu bạn có những nhiệm vụ chỉ mất chưa đến 2 phút để hoàn thành, hãy ưu tiên thu thập những nhiệm vụ đó và giải quyết chúng một cách nhanh chóng để giảm bớt lo lắng.

Chúng có thể là những nhiệm vụ nhỏ như in sơ yếu lý lịch, viết email, liên hệ với khách hàng và bạn có thể thực hiện nhanh chóng.

Bằng cách này, bạn có thể xóa danh sách việc cần làm của mình ngay lập tức. Bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra rằng các nhiệm vụ nhỏ đã được thực hiện. Bây giờ bạn chỉ cần dành phần lớn thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn (và đừng quên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng).

đọc thêm: 12 Mẹo Thay Đổi Thói Quen Trì Hoãn Khi Làm Việc Ở Nhà

khởi đầu nhỏ

Bạn cảm thấy nhàm chán khi đọc những báo cáo dài hàng nghìn chữ? Bạn lười biếng khi phải chuẩn bị một bài thuyết trình với hàng tá slide?

Nhìn vào khối lượng công việc chồng chất trước mắt, chúng ta thường có xu hướng chán nản và lao đầu vào công việc một cách uể oải. Chắc hẳn ai cũng từng trải qua cảm giác này.

Từ những điều nhỏ nhặt
© Pexels.com

Vậy đâu là cách nhanh nhất để lấy lại tinh thần và làm việc hiệu quả? Hãy chia nhỏ công việc, bắt đầu từ những bước dễ dàng nhất.

Hãy nói với chính mình, “Tôi chỉ cần 5 phút để làm dự án nhỏ này”. Một khi bạn “bám trụ” qua nhiệm vụ nhỏ đầu tiên, khi đó tinh thần làm việc của bạn sẽ trở lại để duy trì phần còn lại của công việc.

Tránh xa điện thoại của bạn cho các tình huống không khẩn cấp

Đôi khi chúng ta cầm và bật điện thoại một cách vô thức. Hoặc có thể bạn không có ý định sử dụng nhưng những thông báo liên tục từ các trang mạng xã hội đang khiến bạn mất tập trung vào công việc đang làm.

Vì vậy, bí quyết để làm việc hiệu quả là để điện thoại tránh xa bạn nếu bạn không có nhu cầu sử dụng khẩn cấp. Để chúng ngoài tầm với, chẳng hạn như ở một góc phòng cách xa bàn làm việc của bạn hoặc cất chúng trong hộp đựng. Chỉ cần tránh bị phân tâm và kết hợp “cai nghiện” hàng ngày với điện thoại của bạn.

Bạn cũng có thể tắt thông báo trên điện thoại của mình để tập trung hơn—cũng là một cách tuyệt vời để tăng năng suất.

Tối ưu hóa công việc với những “trợ thủ” công nghệ hiện đại

Để có thể làm việc hiệu quả và chính xác, một bộ nhớ của chúng ta là không đủ. Kết hợp các công cụ nhắc nhở hoặc ghi chú là một cách hiệu quả để đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì và tăng năng suất làm việc.

sử dụng công nghệ
© Pexels.com

Bạn có thể tìm thấy các giải pháp trực tuyến như:

  • Lịch Google: lịch, sự kiện, danh sách việc cần làm, tương tác dễ dàng, tạo cuộc họp với đồng nghiệp
  • Google Keep: Ghi chú của bạn, liên kết đến các ứng dụng khác trong Google
  • Any.do: Lịch kết hợp với to-do list
  • Gtask: Viết to-do list và nhắc nhở bạn thực hiện chúng
  • Trello: Quản lý tác vụ đơn giản và hiệu quả

Hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp để sử dụng giúp quản lý công việc và thời hạn.

Đối với một số công việc yêu cầu độ chính xác của văn bản, các công cụ hoặc trang dịch thuật như Vspeel, Vikitranslator hoặc Kiemtradaovan sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

đọc thêm: Phần mềm quản lý thời gian hiệu quả nhất giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Sao lưu hồ sơ điện tử

Khi số lượng bản ghi cần lưu trữ tăng lên, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc ghi nhớ và sắp xếp chúng. Đôi khi tôi không thể nhớ những giấy tờ liên quan là gì và cần mang theo những giấy tờ gì.

Vì vậy, để lưu trữ dễ dàng hơn, hãy sử dụng kho lưu trữ trực tuyến như Google Drive hoặc Dropbox, lưu trữ các bản ghi quan trọng, tạo thư mục cho từng bản ghi và tải chúng lên.

Đây là cách rất hữu hiệu giúp bạn giải quyết và làm tốt công việc của mình. Bạn có thể giải phóng bộ nhớ trên máy tính và dễ dàng truy cập các tài liệu này mọi lúc, mọi nơi, tránh tình trạng “nhớ rồi lại quên” khi đang di chuyển.

Lên lịch “gặp mặt” với chính mình

Cho bản thân thời gian để hoàn toàn tập trung vào công việc là cách làm việc hiệu quả nhất.

Một mẹo hay từ Glints là bạn có thể lên lịch họp cho chính mình, tạo thời gian dành riêng cho công việc, đặt chỗ trên Google Meet, v.v.

sắp xếp một cuộc họp với tôi
© Pexels.com

Đồng thời, các thông báo email hay tin nhắn từ nhiều nền tảng sẽ bị tắt, và bạn chỉ tập trung vào một công việc quan trọng cho đến khi “cuộc họp” kết thúc. Trong thời gian này, ít ai làm phiền bạn.

kết nối với đồng nghiệp

Làm việc hiệu quả không có nghĩa là bạn phải làm việc đó một mình. Kết nối với đồng nghiệp để được hỗ trợ là cách làm việc hiệu quả mà ít người nghĩ tới. Đặc biệt là khi làm việc trực tuyến tại nhà.

Làm việc hiệu quả là biết cách sử dụng mọi tiềm năng và nguồn lực xung quanh bạn để tăng năng suất.

Bằng cách hỗ trợ đúng người làm đúng việc

Nhiều bạn trẻ lần đầu đi làm dễ rơi vào bẫy ôm đồm công việc, phải mang vác quá nhiều thứ. Đó không phải là cách làm việc hiệu quả và là một sai lầm lớn giết chết năng suất của bạn, nó cũng không tốt cho sức khỏe của bạn!

Tìm kiếm sự giúp đỡ từ các chuyên gia hoặc đồng nghiệp từ cùng một công ty. Đặt đúng người vào đúng vị trí luôn tốt hơn cho bạn và toàn bộ tổ chức. Hãy nhớ rằng, bạn làm việc trong một tổ chức; bạn làm việc trong một nhóm. Vì vậy, thói quen suy nghĩ “một người là tốt” đơn giản là không phù hợp trong trường hợp này.

Đọc thêm: Những Kỹ Năng Cần Cải Thiện Khi Tham Gia Làm Việc Nhóm

Tự thưởng cho mình những khoảng nghỉ ngắn

Nhiều chuyên gia và những người làm việc hiệu quả cao cho biết họ không thể tập trung hoàn toàn trong 8 tiếng liên tục, điều này khiến họ cảm thấy căng thẳng và dễ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Do đó, nghỉ giải lao giữa giờ là điều cần thiết để phục hồi năng lượng. Tuy nhiên, điều quan trọng là sắp xếp thời gian nghỉ giải lao để đáp ứng nhu cầu của bạn và không làm gián đoạn sự tập trung của bạn.

Bạn có thể tham khảo Kỹ thuật Pomodoro để điều chỉnh giờ giấc làm việc một cách khoa học. Cách tiếp cận này gợi ý rằng sau mỗi 25 phút làm việc nên nghỉ giải lao ngắn 5 phút để phục hồi năng lượng. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

đọc thêm: 12 Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Bạn Nên Thử Ngay!

Đánh dấu quá trình làm việc

Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích bản thân làm việc hiệu quả và năng suất hơn là đánh dấu sự tiến bộ và tiến bộ của bạn sau mỗi nhiệm vụ.

Sau khi hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định, bạn có thể gạch bỏ chúng khỏi danh sách việc cần làm hoặc ghi lại tiến trình của mình theo cách khác để duy trì và cải thiện tinh thần trong suốt cả ngày.

đánh dấu lịch của bạn
© Pexels.com

Ngoài ra, nếu bạn cần tìm bằng chứng chi tiết khi tham dự một buổi đánh giá hiệu quả công việc, yêu cầu tăng lương, thăng chức hay thậm chí là tìm kiếm một công việc mới, thì việc ghi lại và đánh dấu sự tiến bộ như thế này là rất hữu ích.

Đừng để bản thân bị căng thẳng, stress

Một cách tuyệt vời để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là giảm thiểu căng thẳng. Dù không thể phủ nhận, căng thẳng và áp lực cũng là nguồn động lực hiệu quả để bạn cố gắng trở nên tốt hơn.

Tuy nhiên, cái gì cũng phải có giới hạn. Khi bạn bị mắc kẹt trong trạng thái căng thẳng và áp lực quá mức, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức và năng suất làm việc cũng giảm theo.

Vì vậy, dù có “tham công tiếc việc” đến đâu thì cũng đừng quên chăm sóc bản thân, tìm thời gian xả stress, tham gia các hoạt động bổ ích để khơi dậy trạng thái tinh thần lành mạnh. Hãy nhớ rằng, nếu bạn đang cảm thấy căng thẳng, hãy nói với sếp hoặc người quản lý để giảm bớt khối lượng công việc của bạn cho phù hợp!

đọc thêm: 18 cách giảm căng thẳng để cải thiện cuộc sống của bạn

chọn một công việc bạn yêu thích

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy làm công việc mình yêu thích để dù phải làm thêm giờ vì deadline, bạn cũng không cảm thấy thất vọng và chán nản. Một công việc bạn yêu thích sẽ giúp bạn có động lực để cố gắng hết sức. Khi bạn làm việc, cơ thể bạn sẽ tự động tạo ra năng lượng tích cực giúp bạn làm việc hăng say hơn.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng không dễ để thực hiện. Ai đang làm những gì họ thích và những gì phù hợp với khả năng của họ? Thiếu định vị ban đầu, không có cơ hội trải nghiệm là nguyên nhân khiến nhiều người luôn loay hoay trong việc tìm nhầm việc, nhảy việc và chọn nhầm việc một cách vội vàng.

Đọc thêm: Cách bắt đầu một ngày làm việc năng động

Hy vọng qua bài viết này, Glints đã giúp bạn bổ sung những thông tin hữu ích về cách quản lý và làm việc hiệu quả. Thử nó ngay hôm nay!

tác giả

Tải mẫu sơ yếu lý lịch file word

Nguồn: Tổng hợp

Điểm đánh giá post