Đơn đặt hàng là gì?Các quy tắc cần nhớ để quản lý PO hiệu quả

Chào mọi những bạn đến sở hữu Vuongchihung.com, các thông tin được mua lọc, chia sẽ về tri thức tài chính tín dụng. Thông tin chi tiết về chủ đề Đơn đặt hàng là gì?Các quy tắc cần nhớ để quản lý PO hiệu quả

PO hay Purchase Order là một khái niệm không còn xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO trong thực tế là gì và nó có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh?hãy để chúng tôi saponin Tìm hiểu trong các ý kiến ​​​​dưới đây.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là khái niệm đơn đặt hàng. Đây là chứng từ thương mại do người mua gửi cho nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Kho báu là gì?

Vai trò quan trọng của PO đối với doanh nghiệp thương mại

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết của một giao dịch thương mại, bao gồm giá mà người mua và người bán đã thỏa thuận cho từng mặt hàng và số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các thông tin như kiểu dáng, màu sắc,…

Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng phải có một số duy nhất để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và hồ sơ giao hàng phù hợp.

Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những mẫu yêu cầu thanh toán nào?

2. Ý nghĩa của PO là gì?

Là một tài liệu quan trọng, PO có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu phục vụ cho việc kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Ví dụ, sau khi hai bên ký kết hợp đồng, PO sẽ chứa nhiều điều kiện như số lượng, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán, v.v. của hàng hóa. Mục đích chính của việc tạo PO là tìm các dịch vụ và vật phẩm để thực hiện các giao dịch hàng ngày dễ dàng hơn.

po la gi 2

Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập khẩu của người mua

PO cho phép người mua nói rõ mọi nhu cầu và mong muốn của họ với nhà cung cấp. Trong trường hợp một đơn đặt hàng không được giao để đổi lấy, chúng sẽ có sẵn cho cả hai bên.

Cung cấp cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng và tình trạng giao hàng. KỳKhi đơn hàng được tạo, các khoản chi phí được xác định từ đó bạn có thể đánh giá và xây dựng kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.

Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, đơn đặt hàng có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Tại thời điểm này, đơn đặt hàng trở thành một tài liệu pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.

Đồng thời, khi bạn đảm bảo quy trình phát hành, xử lý và ghi nhận đơn hàng thì PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ hơn.

2. Nội dung chính của PO

Để đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ cần thiết cho quy trình đặt hàng và mua hàng, PO sẽ bao gồm các yếu tố cần thiết sau:

  • số thứ tự
  • Ngày đặt mua
  • Người bán/Người mua: Tên, Liên hệ
  • sự đồng ý thông báo trước
  • Mô tả hàng hóa/sản phẩm
  • Số lượng hàng hóa/sản phẩm
  • đặc điểm kỹ thuật sản phẩm
  • đơn giá
  • tổng giá trị hợp đồng
  • điều khoản thanh toán
  • điều kiện giao hàng
  • Các điều kiện đặc biệt như chiết khấu, FOC…
  • người mua và người bán ký

hóa đơn

Hóa đơn thường được tạo sau khi mua hàng đã xảy ra

3. Sự khác biệt giữa Invoice và PO là gì?

Invoice hay còn có thể hiểu là hóa đơn, là chứng từ được lập khi mua bán hàng hóa. Nhiều người nghĩ rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, nhưng thực tế hai khái niệm này không giống nhau, có thể phân biệt rõ qua các câu hỏi sau:

  • Đơn đặt hàng (PO) sẽ được Người mua chuẩn bị khi đặt hàng hóa và dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn được tạo bởi người bán để lưu trữ giao dịch mua/bán đã xảy ra và để yêu cầu thanh toán khi mặt hàng được vận chuyển.
  • Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán và một hóa đơn được gửi lại cho người mua.
  • PO chỉ được tạo khi người mua có nhu cầu đặt hàng. Khi người mua thực hiện mua hàng thành công, hóa đơn sẽ được tạo. Hóa đơn sẽ được tự động kết xuất và quản lý công nợ trên phần mềm quản lý hóa đơn.
  • PO thường yêu cầu làm rõ các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Đồng thời, hóa đơn thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng, còn phiếu thu cửa hàng dùng để phục vụ quá trình thanh quyết toán.
phần mềm in hóa đơn

Phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất

Quản lý đơn hàng, in hóa đơn nhanh chóng, tùy chỉnh mẫu hóa đơn cho cửa hàng của bạn.

👉 xem bây giờ

4. Sử dụng quy trình PO

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua sắm cho một đơn đặt hàng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường, các bước để sử dụng và tạo PO sẽ tuân theo quy trình này:

– bước 1: Người mua hiểu và quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

– Bước 2: Người mua sẽ phát hành Đơn đặt hàng cho Người bán để bắt đầu quá trình mua sắm.

– Bước 3: Sau khi nhận được PO, người bán xác nhận với người mua xem các điều kiện đặt hàng có được đáp ứng hay không. Nếu Người bán không đáp ứng các yêu cầu của Người mua, Đơn đặt hàng sẽ bị hủy.

– Bước 4: Nếu người bán xác nhận giao dịch, người mua sẽ chuẩn bị đơn đặt hàng theo số lượng đặt hàng tồn kho hoặc sản xuất theo kế hoạch để đảm bảo rằng hàng hóa có thể được cung cấp đầy đủ và kịp thời theo yêu cầu của người mua.

– Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể ủy thác cho một đơn vị chuyên về vận tải-hậu cần cung cấp dịch vụ vận chuyển cho số lượng PO mà người mua cung cấp.

– Bước 6: Người bán lập hóa đơn cho Đơn đặt hàng. Bao gồm số PO do người mua gửi để đảm bảo tính chính xác và là cách nhanh nhất để kiểm tra chéo thông tin giao hàng.

– Bước 7: Khi Người mua kiểm tra, việc thanh toán cho Người bán sẽ được thực hiện theo các điều khoản của Đơn đặt hàng.

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

Đơn hàng là một trong những chứng từ quan trọng nhất của doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý đơn hàng hợp lý là yếu tố quan trọng để giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hợp tác với nhà cung cấp.

  • Quản lý các nhà cung cấp do doanh nghiệp của bạn đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và đơn giản hóa việc mua sắm. Điều này sẽ giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác.
  • Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và nhóm các giao dịch mua thành các danh mục.
  • Thực hiện một hệ thống phê duyệt mua sắm để kiểm soát chi phí và ngăn chặn quản lý tài chính kém. Có sẵn quy trình phê duyệt thích hợp sẽ giúp bạn tránh mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt nếu các đơn đặt hàng trùng lặp đã được đặt cho cùng một sản phẩm.
  • Cung cấp các mặt hàng cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì tính chính xác của dữ liệu đơn hàng. Điều này giảm thiểu lỗi và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết được điền chính xác, bao gồm thông tin quan trọng như số lượng đã mua, giá cả hoặc chi tiết vận chuyển và thuế đối với mặt hàng.
  • Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu giữ đúng cách để hạn chế mất mát, nhầm lẫn và trên hết là đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
  • Quy trình hủy đơn hàng cần được làm rõ. Đồng thời, khi hủy đơn đặt hàng phải có chứng từ chính thức, bao gồm các thông tin liên quan và chữ ký chấp thuận. Các đơn đặt hàng bị hủy phải được lưu trong hồ sơ cùng với các tài liệu liên quan.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, đơn hàng hay đơn mua hàng sẽ được quản lý nhanh chóng trên phần mềm quản lý bán hàng đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng cho đến nhập kho. Điều này theo sau với việc quản lý chi tiết tất cả các nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập khẩu và thanh toán đúng hạn.

Ngoài ra, theo báo cáo bán hàng của phần mềm, bạn còn có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm của từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Trên đây là những thông tin chính bạn cần biết về PO là gì và ý nghĩa của PO trong hoạt động kinh doanh. Sapo.vn hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả và dễ dàng quản lý hơn khi triển khai PO.

phần mềm bán hàng

phần mềm bán hàng

Miễn Trừ Trách Nhiệm. Đây là Blog cá nhân cung cấp thông tin có tính tham khảo, không chịu nghĩa vụ pháp lý về những sai sót. Mình ko chịu nghĩa vụ cho bất kỳ quyết định đầu tư nào của bạn đọc

Tổng hợp

Điểm đánh giá post