Khởi động là gì? Làm sao để tổ chức kickoff meeting hiệu quả?

Chào toàn bộ các bạn tới với Vuongchihung.com, các thông báo được tìm lọc, chia sẽ về kiến thức tài chính tín dụng. Thông tin khía cạnh về chủ đề Khởi động là gì? Làm sao để tổ chức kickoff meeting hiệu quả?

Một khái niệm khá mới mẻ với nhiều người trong quản trị nhân sự, kick off được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.Vì thế Khởi động là gì? Các chủ doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào để áp dụng Kick off hiệu quả? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây.

1. Khởi động là gì?

Khái niệm kick off khá đa dạng và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như thể thao, hội họp hay kinh doanh. Ở đây, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu về doanh nghiệp và doanh nghiệp khởi nghiệp.

Trong kinh doanh, kick off có nghĩa là khởi động hoặc mở đầu một dự án. Khái niệm này phát sinh khi các bên có quan hệ chính thức với nhau và làm việc cùng nhau để thực hiện một kế hoạch.

khởi động Raj

Vai trò chính của Kick off là tạo ấn tượng ban đầu và tạo niềm tin với khách hàng, đối tác. Từ đó, các đối tác, đồng nghiệp sẽ đề xuất các chương trình, kế hoạch dự án nhằm đạt được mục tiêu phát triển kinh doanh một cách tốt nhất.

Thực tế đây không phải là công việc đơn giản, nó có vai trò tương đối quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, đồng thời cũng ảnh hưởng đến sự thấu hiểu, tương tác giữa các bên. Chọn thời gian bắt đầu phát bóng chính xác sẽ giúp đảm bảo kết quả mong muốn.

Khởi động kinh doanh thường diễn ra dưới hình thức các cuộc họp khởi động dự án để mọi người có thể gặp gỡ, tương tác và làm quen với nhau. Buổi họp khởi động sẽ được tổ chức sau khi hai bên đã ký kết hợp đồng và hoàn thành các hoạt động đã thống nhất.

Đối với các dự án lớn, việc bắt đầu sẽ bao gồm phân công nhiệm vụ và phân phối công việc cho tất cả những người tham gia. Đặt mục tiêu đến cùng để mọi người hiểu và được chỉ dẫn để đạt được điều đó.

2. Khi tổ chức kick-off cần lưu ý điều gì?

2.1 Lập kế hoạch phù hợp cho cuộc họp khởi động

Là người tổ chức kickoff meeting, bạn cần phải là người trực tiếp tham gia và thực hiện các công việc trong dự án thì mới có thể hiểu rõ về công việc. Khi bắt đầu quá trình, bạn sẽ đánh giá được khả năng thực tế và thấy rõ rủi ro, hiệu suất ở từng giai đoạn, công việc trong tương lai.

Để đảm bảo cuộc họp khởi động thành công, hãy làm việc với một đối tác hiểu dự án, sản phẩm và quy trình của bạn, đồng thời hướng tới một kết quả chung.

Đảm bảo rằng mọi người trong cuộc họp khởi động đều hiểu những gì bạn đang cố gắng thực hiện, phác thảo những điều cần thảo luận trong cuộc họp khởi động để đảm bảo cuộc họp đạt được các mục tiêu đã vạch ra ngay từ đầu.

2.2 Chọn thời điểm thích hợp cho buổi họp khởi động

Để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp khởi động, nhiều cuộc họp có thể được tổ chức và chuẩn bị trước. Tuy nhiên, buổi phát bóng chính thức phải được đề xuất, lựa chọn và xác định rõ ràng về mục đích, kế hoạch và thực hiện để xác định thời điểm phát bóng hợp lý nhất.

Khởi động là gì?

Thời gian bắt đầu của dự án có thể thay đổi tùy theo quy mô, độ phức tạp hoặc các vấn đề khác, nhưng nếu đó là thời điểm quan trọng, hãy cố gắng khắc phục để đảm bảo cuộc họp khởi động hợp lệ. .

2.3 Đừng tổ chức buổi họp khai trương quá cứng nhắc

Trên thực tế, một trong những ý nghĩa phổ biến nhất của kick off là nó là một sự kiện thú vị cho tất cả mọi người. Do đó, cuộc họp khởi động không được kéo dài và tẻ nhạt.

Cố gắng đưa vào các hoạt động tương tác mà mọi người có thể dễ dàng chia sẻ, thảo luận và thống nhất một cách vui vẻ, thay vì cứng nhắc và nghiêm túc quá mức.

3. Các bước để tổ chức một cuộc họp khởi động thành công

3.1 Tôi cần chuẩn bị những gì cho quá trình khởi nghiệp?

Nội dung chính của Kick off meeting sẽ là gì? Lập một danh sách chi tiết và gửi trước cho những người tham dự để tăng hiệu quả của cuộc họp khởi động của bạn. Theo đặc điểm và yêu cầu của công trình có thể gửi trước 1 ngày hoặc vài ngày. Nội dung của cuộc họp khởi động có thể theo một mốc thời gian rõ ràng, chẳng hạn như:

  • về dự án
  • Mục tiêu và phạm vi dự án
  • mốc tiến độ
  • Ngân sách
  • Chất lượng kỹ thuật
  • Thu hút các nhóm và các bên liên quan
  • Kế hoạch truyền thông dự án
  • phân tích rủi ro
  • hỏi đáp

3.2 Cuộc họp khởi động bắt đầu

Khởi động nên bắt đầu bằng một chương trình vui nhộn như ca nhạc hoặc một trò chơi nhỏ để tạo cảm giác thoải mái và tạo bầu không khí vui vẻ hơn cho phần khởi động để đạt kết quả tốt nhất.

Đặt ra những quy tắc chung để các cuộc gặp khởi xướng không vòng vo mà hướng đến một kết quả cuối cùng cũng như hạn chế những xung đột có thể xảy ra.

Khi thông báo lý do của cuộc họp bắt đầu, nội dung cuộc họp và những vấn đề cần thảo luận, điều quan trọng là phải rõ ràng để những người tham dự hiểu và tuân theo kế hoạch đã lập.

Khởi động là gì?

3.3 Dẫn đường phát bóng

Nếu bạn là người lãnh đạo khởi động, nhiệm vụ của bạn là lãnh đạo và hướng dẫn khởi động đi đúng hướng, đảm bảo các vấn đề được giải quyết và đạt được kết quả cuối cùng.

Tổng quan về dự án như mục tiêu, lịch trình, ngân sách… tất cả những thứ chính, mọi người đều nói về nó tại cuộc họp khởi động.

Truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng và mức độ hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? Họ cần thông tin gì,… đồng thời tìm cách tăng cường tương tác, hỗ trợ giữa những người tham gia để tạo sự đồng thuận và dẫn đến kickoff meeting, dự án thành công.

3.4 Tóm tắt Khởi động

Phần cuối của buổi kickoff meeting nên có phần hỏi đáp để các bên giải đáp thắc mắc và làm rõ thông tin. Đây là một phần cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng việc triển khai dự án trong tương lai không có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến sự mơ hồ hoặc hiểu sai.

Cuối buổi kick off nên đưa ra một báo cáo tóm tắt đảm bảo các thông tin cần thiết, bao gồm kế hoạch hành động, người chịu trách nhiệm và thời hạn cho từng hành động. Và bản tóm tắt này phải được gửi đến tất cả các bên liên quan để mọi người hiểu và thực hiện theo vai trò, nhiệm vụ được giao.

Trên đây là những yếu tố bạn cần biết về khái niệm kickoff trong quá trình triển khai dự án của mình, cũng như những điều nên và không nên để đảm bảo một buổi kickoff meeting thành công và đạt được mục tiêu cuối cùng.

Miễn Trừ Trách Nhiệm. Đây là Blog cá nhân chế tạo thông báo mang tính tham khảo, không chịu bổn phận pháp lý về những sai sót. Mình ko chịu nghĩa vụ cho bất kỳ quyết định đầu tư nào của bạn đọc

Tổng hợp

Điểm đánh giá post