Nhân viên văn phòng là gì?Mô tả chi tiết công việc và kỹ năng

Cập nhật mới nhất về chủ đề Nhân viên văn phòng là gì?Mô tả chi tiết công việc và kỹ năng

Nhân viên văn phòng là gì?? Nhắc đến dân văn phòng, có lẽ nhiều người sẽ nghĩ ngay đến công việc bàn giấy nhẹ nhàng, tức là làm việc trong giờ hành chính. Tuy nhiên, ít ai biết rằng công việc của dân văn phòng không hề đơn giản và thoải mái như vậy.

Trong bài đăng này, Glints cung cấp cho bạn bản mô tả công việc đầy đủ và những lợi ích của vị trí này.

Hãy đọc đến cuối bài viết dưới đây để hiểu và có thêm thông tin chính xác về vai trò và trách nhiệm của nhân viên văn phòng trong công ty bạn nhé!

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là một trong những nhân sự quan trọng của một công ty, doanh nghiệp. Những người này chịu trách nhiệm chính về các công việc liên quan đến quản trị nguồn nhân lực. Khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, điều đầu tiên nhiều người nghĩ đến là những người làm những công việc đơn giản, thoải mái.

Nhân viên văn phòng là gì?
Dân công sở không thoải mái như nhiều người vẫn nghĩ

Đọc thêm: Viên chức hành chính là gì?Nhân viên văn phòng Mô tả công việc

nhân viên văn phòng làm gì

Nhân viên lễ tân

  • Trả lời cuộc gọi của khách hàng khi họ liên hệ với công ty
  • Thay mặt hội đồng quản trị chào đón khách hàng hoặc đối tác
  • Xử lý thông tin ban đầu và hướng khách hàng đến các bộ phận/chức năng
  • Hỗ trợ sắp xếp phòng họp và các cuộc họp của công ty
  • Tổ chức hội thảo, workshop, khóa học của công ty (nếu có).

giấy tờ, hồ sơ

  • Tiếp nhận công văn, tài liệu chuyển đến công ty, phân loại và gửi cho các phòng/ ban chức năng
  • Xử lý các công văn, chứng từ, tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng bên ngoài theo yêu cầu
  • Tiếp nhận, lưu trữ các công văn, hợp đồng và các tài liệu liên quan trên hệ thống của công ty
  • Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của từng bộ phận trong công ty
  • Sắp xếp in ấn và photocopy khi cần thiết.

Quản trị nhân sự

  • Chăm chỉ theo dõi, xây dựng nội quy, quy chế cho nhân viên, chấm công cho nhân viên công ty
  • Quản lý hồ sơ, theo dõi bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của nhân viên
  • Trực tiếp giải đáp các thắc mắc hoặc chịu trách nhiệm liên hệ với các đơn vị liên quan để giải đáp các nhu cầu về phúc lợi của người lao động.

Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng

  • Chịu trách nhiệm quản lý thiết bị, tài sản công ty và đặt mua thiết bị khi cần
  • Là người mua văn phòng phẩm theo nhu cầu nhân viên
  • Quản lý văn phòng phẩm trong văn phòng như sách, báo, tạp chí, tài sản chung của công ty.

công việc hành chính khác

  • trả tiền cho công ty
  • Hỗ trợ dự án công ty
  • Phối hợp các hoạt động nội bộ của tổ chức và thông tin liên lạc với các bộ phận khác.
  • trả tiền cho công ty
  • Hỗ trợ dự án công ty
  • Phối hợp các hoạt động nội bộ của tổ chức và thông tin liên lạc với các bộ phận khác.

Nhân viên văn phòng nên học ngành gì?

quản lý văn phòng

Quản lý văn phòng là một ngành liên quan đến giám sát và đánh giá hiệu suất. Khóa học này trau dồi những kiến ​​thức cơ bản về văn thư lưu trữ, quản lý văn bản, quản trị văn phòng và các chuyên ngành khác của đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp và các đơn vị khác.

quản trị kinh doanh

Quản trị kinh doanh là một trong những lựa chọn hàng đầu của các bạn sinh viên trẻ hiện nay khi chọn theo học ngành kinh tế, kinh doanh. Sinh viên học chuyên ngành này có năng lực tổng hợp tốt và nền tảng kiến ​​thức sâu rộng.

Nhân viên văn phòng học gì?
Dân văn phòng nên học gì?

Bởi chương trình đào tạo cung cấp cho sinh viên kiến ​​thức chuyên sâu về các chuyên ngành như quản lý, marketing, nhân sự và tài chính bên cạnh những kiến ​​thức quản lý cơ bản.

Điều này mang lại lợi thế vượt trội cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, đó là họ có thể linh hoạt đảm nhận các vị trí công việc khác nhau.

quản lý nguồn nhân lực

Là chuyên ngành có kiến ​​thức và kỹ năng cơ bản về quản trị nhân sự. Giúp sinh viên nắm vững hơn các kỹ năng quản lý hành chính, quản lý nhân sự, biết cách đánh giá và trau dồi nhân tài.

Kế toán

Đây là vị trí đòi hỏi chuyên môn sâu. Ngành nghề cung cấp nguồn nhân lực cho vị trí này là Kế toán-Kiểm toán.

Bạn sẽ có kiến ​​thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và trình bày các thông tin về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kế toán: tính giá thành, lập dự toán, phân bổ ngân sách, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp…

Kỹ năng và phẩm chất cần có của nhân viên văn phòng

Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Để trở thành một nhân viên văn phòng giỏi, hãy chắc chắn rằng bạn biết và hiểu những yêu cầu cơ bản của công việc được giao.

Nhân viên văn phòng là những người sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, các phần mềm vi tính văn phòng cơ bản như Excel, Word, Power Point và các công cụ khác để giải quyết công việc.

Kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Giao tiếp là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với dân công sở, có kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt có thể giúp bạn có lợi thế hơn, nhuần nhuyễn và thấu hiểu hơn khi giao tiếp với nhân viên công ty, khách hàng hay đối tác của công ty.

Ngoài kỹ năng giao tiếp, nhân viên văn phòng cũng cần phải biết lắng nghe. Điều này giúp bạn tiếp thu những ý kiến ​​bất đồng từ đồng nghiệp, tạo dựng lòng tin và giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng.

Lắng nghe và tiếp thu ý kiến ​​từ các nhóm nhỏ sẽ giúp bạn có cơ hội nhận diện, đánh giá và chọn lọc ý kiến, nâng cao kiến ​​thức và kinh nghiệm làm việc.

năng động và nhanh nhẹn

Là người đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm “trông nom” cơ sở vật chất của văn phòng, nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có những kỹ năng cơ bản để nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc một cách chủ động, nhanh chóng. văn phòng.

Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp, đối tác và các bộ phận liên quan trong công ty.

phẩm chất nhân viên văn phòng
Tố chất của dân công sở là cẩn thận, tỉ mỉ

cẩn thận

Nhân viên văn phòng cần hết sức cẩn thận khi lưu tệp, in và truyền chúng. Bạn là người chịu trách nhiệm chính trong việc chuyển giao thông tin giữa các bộ phận hoặc đối tác liên quan.

Do đó, mọi công việc dù nhỏ đến đâu đều cần sự tỉ mỉ, chi tiết dưới góc nhìn của một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro thất lạc, nhầm lẫn tài liệu.

Khả năng giải quyết vấn đề

Khả năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt và sáng tạo trong các tình huống, thời điểm và sự kiện khác nhau. Nhân viên văn phòng khi gặp sự cố cần tìm giải pháp khoa học, hợp lý để hạn chế tối đa ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và các yếu tố liên quan.

Đặc biệt nếu không biết cách giải quyết thì sự chia rẽ, mất đoàn kết cũng có thể bắt nguồn từ đây.

Lương nhân viên văn phòng

  • Cấp nhân viên: Khoảng lương cho nhân viên văn phòng ở cấp nhân viên là 6 đến 7 triệu đồng.Mức lương này dành cho những bạn ở vị trí lễ tân, hoặc những bạn làm công việc hành chính nhân sự. Các vị trí này được trả ở mức lương cơ bản để đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc của bạn trong đơn vị.
  • Cấp quản lý: Mức lương cho nhân viên văn phòng quản lý là 9 đến 25 triệu đồng.Ở cấp độ này bạn phải là một cá nhân có trình độ cao, có kiến ​​thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Không những thế còn đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về trình độ như tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, ngôn ngữ hay quản trị nhân sự cao cấp. Đồng thời cấp quản lý yêu cầu tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương.

Tóm lại là

Nhân viên văn phòng chuyên nghiệp cần sở hữu đầy đủ các kỹ năng chuyên môn và được trang bị các kỹ năng mềm liên quan để hỗ trợ công việc tốt nhất.

Tuy nhiên, theo từng ngành nghề khác nhau, các vị trí nhân viên văn phòng cũng có những đặc điểm và yêu cầu riêng.

Hi vọng những thông tin cung cấp trong bài viết trên có thể phần nào giúp bạn giải đáp thắc mắc và tìm hiểu thêm về công việc của vị trí nhân viên văn phòng.

tác giả

Tải mẫu sơ yếu lý lịch file word

Nguồn: Tổng hợp

Điểm đánh giá post