Thư ký là gì?Việc làm Thư ký văn phòng, Thư ký trưởng

Cập nhật mới nhất về chủ đề Thư ký là gì?Việc làm Thư ký văn phòng, Thư ký trưởng

Thư ký là công việc đã quen thuộc với nhiều người nhưng ít người hiểu rõ về nghề này.Vì thế Thư ký là gì?? Những kỹ năng cần thiết cho công việc này? Ai có thể trở thành thư ký văn phòng trong tương lai, thư ký học ngành gì?

Khám phá nghề lạ mà quen này với Glints!

Định nghĩa của secret là gì?

Nói tóm lại, một thư ký là người làm công việc “đằng sau hậu trường” cho văn phòng. Điều này có nghĩa là thay vì trực tiếp xuất hiện, họ đứng đằng sau và hỗ trợ mọi người mọi công việc cần thiết.

Trước đây, thư ký chỉ thực hiện những vai trò cơ bản và thường không được coi là một nghề. Nhưng hiện nay, phạm vi công việc của thư ký văn phòng đã được mở rộng và trở thành một nghề phổ biến trong xã hội.

Mô tả công việc Nhân viên văn phòng

Dưới đây là vai trò của một thư ký văn phòng trong công việc và hoạt động hàng ngày của một công ty.

1. Tổ chức quản lý

Có thể nói, công việc chính của thư ký liên quan mật thiết đến sắp xếp, quản lý như:

  • Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch làm việc.
  • Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp; đồng thời ghi chép, tổng hợp nội dung các cuộc họp này để phục vụ công tác quản lý.
  • Tổ chức một cuộc họp để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và đưa ra các nhận xét cá nhân.
  • Ghi nhận các ý kiến ​​của cán bộ quản lý, lãnh đạo và chuyển cho các đơn vị/cá nhân có liên quan.

2. Tiếp nhận và xử lý thông tin

Thư ký thường đóng vai trò là người đại diện cho một đơn vị, cá nhân (ban quản lý) nên mọi thông tin, tài liệu quan trọng đều được đưa cho thư ký trước. Do đó, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là:

  • Tổng hợp và phân loại hồ sơ từ các phòng ban một cách nhanh nhất.
  • Giúp lãnh đạo giải quyết những hồ sơ không quan trọng.
  • Đảm bảo các loại hồ sơ, tài liệu đến đúng nơi quy định một cách chính xác và an toàn.
  • Thu thập thông tin liên quan đến dữ liệu.
  • Tra cứu và tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
  • Hỗ trợ Biên – Phiên dịch tài liệu khi cần.
Công việc của một thư ký là gì?
Công việc của một thư ký bao gồm nhiều trách nhiệm.

3. Tiếp đón khách hàng

Vì giữ vai trò đại diện nên ngoài công việc giấy tờ, thư ký còn có nhiệm vụ tiếp đón khách hàng:

  • Chào khách, tiếp khách và xử lý công việc trong phạm vi khả năng và hiểu biết của mình.
  • Bố trí chỗ cho khách chờ để gặp người cần gặp.
  • Hỗ trợ chuẩn bị phương tiện vận chuyển cho khách hàng.
  • Trước khi bước vào cuộc họp chính thức, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng đồ ăn nhẹ và đồ uống cho khách hàng.

4. Sắp xếp đi công tác cho cấp trên

Do đặc thù của ngành, nhân sự của doanh nghiệp thường phải đi công tác ở nhiều tỉnh, thậm chí là nhiều quốc gia khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp hành trình suôn sẻ nhất có thể:

  • Vạch ra những thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích chuyến đi, điểm đi – điểm đến, thời gian, điểm dừng (nếu có), phương tiện di chuyển, v.v.
  • Viết chương trình họp: ngày giờ, đối tượng họp, địa điểm, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu gì, v.v.
  • Chịu trách nhiệm đặt vé vận chuyển cho quản lý.
  • Đặt phòng khách sạn: địa điểm, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán, v.v.
  • Thanh toán tạm ứng và quyết toán phí.

5. Thư ký giám đốc

Trong đó, thư ký giám đốc ngoài những trách nhiệm nêu trên còn phải chịu trách nhiệm về những công việc liên quan trực tiếp đến giám đốc. Đặc biệt:

  • Tổ chức và quản lý lịch làm việc của giám đốc.
  • Giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu, hồ sơ,…
  • Phối hợp với bộ phận văn thư sắp xếp các loại văn bản, hồ sơ.
  • Đóng vai trò là “cầu nối” để liên lạc và chuyển giao thông tin giữa hội đồng quản trị và các bên liên quan.
  • Hỗ trợ quản lý xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Những kỹ năng cần thiết cho công việc thư ký?

Một số thương gia sẽ thẳng thắn hỏi về yếu tố nhan sắc của thư ký. Trên thực tế, bạn không cần phải sở hữu khuôn mặt xinh đẹp mà chỉ cần có phong thái gọn gàng, lịch sự.

Tuy nhiên, ngoại hình không phải là yếu tố duy nhất. Những kỹ năng nào khác mà công việc yêu cầu của một thư ký?

1. Kỹ năng chuyên môn

Phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như sắp xếp, quản lý; tiếp nhận và xử lý thông tin; đón tiếp khách hàng; sắp xếp các chuyến công tác;… nên công việc thư ký đòi hỏi phải có kỹ năng nghiệp vụ tốt để đảm nhận công việc chu đáo.

2. Kỹ năng tin học, sử dụng máy tính

Công việc của một thư ký đòi hỏi bạn phải soạn thảo và lưu trữ nhiều tài liệu quan trọng trên máy tính. Vì vậy, thư ký văn phòng cần nắm vững các phương pháp sử dụng cơ bản các phần mềm tin học văn phòng.

Trình độ kỹ thuật của bạn sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt sếp.

Kỹ năng thư ký trưởng là gì?

3. Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

Với vai trò là “cầu nối” và hỗ trợ cho các đơn vị, cá nhân khác nhau, thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để sắp xếp công việc trôi chảy.

Ví dụ, khi sếp đi công tác và cần đặt chỗ ở, thư ký cần quản lý tất cả các khâu trước, trong và sau khi về phòng.

4. Khả năng ngoại ngữ tốt

Do tính chất công việc, tôi phải tiếp nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt là khách nước ngoài. Vì vậy, ngành thư ký văn phòng đòi hỏi bạn phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin một cách chính xác, mạch lạc và rõ ràng.

5. Làm mọi việc tỉ mỉ

Câu nói “sai một li đi một dặm” rất đúng với công việc của một thư ký văn phòng hay thư ký trưởng. Một sai sót nhỏ trong một văn bản, hợp đồng, hồ sơ… cũng có thể khiến các bên mất thêm thời gian để sửa chữa.

Điều gì sẽ xảy ra nếu thư ký giao tiếp sai trong cuộc họp, do đó làm sai lệch nhận thức của mọi người về cuộc họp?

thư ký học ngành gì
Các kỹ năng chính của một thư ký là gì? Luôn tỉ mỉ và cẩn thận.

Đọc thêm: 8 Ngôn Ngữ Cơ Thể Trong Giao Tiếp Bạn Cần Học Ngay!

Công việc của thư ký là gì?

Thành thật mà nói, ở Việt Nam chưa có ngành nào đào tạo riêng công việc thư ký văn phòng.

Trước hết, đây không phải là một công việc quá đặc thù, nhưng nó đòi hỏi bạn phải vận dụng rất nhiều kỹ năng mềm trong công việc: nhanh nhẹn, linh hoạt; khả năng tổ chức, quản lý; cẩn thận, tỉ mỉ;…

Nếu bạn muốn trở thành một thư ký, bạn có thể làm việc trong nhiều ngành nghề khác nhau và học hỏi những kỹ năng mềm từ công việc này. Từ đó dễ dàng áp dụng chúng vào công việc thư ký.

Cơ hội nghề nghiệp tại Glints

Ngành thư ký đang được ưa chuộng và mang đến nhiều cơ hội nghề nghiệp để bạn thử sức. Với Glints, bạn sẽ có thể tìm được công việc phù hợp với mình.

tác giả

Tải mẫu sơ yếu lý lịch file word

Nguồn: Tổng hợp

Điểm đánh giá post