Cách viết Email chuyên nghiệp [Kèm bài mẫu]

Email là một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến được nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng hiện nay.Tuy nhiên, nhiều người không biết Cách viết email chuẩn Cách thức hoạt động Vì vậy, các bài viết sau của JobsGo sẽ hướng dẫn bạn chi tiết nhất để áp dụng hiệu quả.

1. Xây dựng mẫu email chuẩn

trước khi bắt đầu viết email bất kỳ, bạn cần hiểu cấu trúc tiêu chuẩn của nó. Biết những gì và những gì mong đợi sẽ giúp bạn tạo các email chuyên nghiệp.

Cấu trúc của một email tiêu chuẩn bao gồm:

• Tiêu đề
• Địa chỉ email của người nhận
• lời chào ở đầu email
• Nội dung chi tiết của email sẽ có bắt đầu, nội dung và kết thúc
• Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tập tin đính kèm.
• Chữ ký email, bao gồm thông tin liên lạc.

2. Hướng dẫn từng bước viết email

bạn không bao giờ viết email, hay bạn đã viết những thông số này hoàn toàn sai theo yêu cầu? Vì vậy, hãy đọc tiếp ngay bây giờ để biết hướng dẫn chi tiết về cách viết từng phần trong email của bạn, như sau:

Đặt chủ đề email

Chủ đề là thông điệp chính trong email bạn gửi để thông báo cho người nhận về sự cố. Điều này có thể lôi kéo người nhận xem email của bạn đầu tiên trong số hàng trăm thư được gửi đến hộp thư đến của họ. Đó cũng là điều quan trọng nhất để email của bạn được mở, không bị xóa hoặc duyệt bởi người nhận khi kiểm tra email của họ.

Khi đặt tiêu đề, bạn cần lựa chọn từ ngữ cẩn thận để thông báo cho người nhận một cách toàn diện nhất có thể. Bạn đừng bao giờ để tiêu đề hoặc nội dung không rõ ràng. Vui lòng viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh không dấu để tránh lỗ font chữ.

Say Hi – Lý do gửi email

Lời chào ở đầu email rất quan trọng, tùy người nhận mà chọn cách mở khác nhau. Như là:

• Đối với trường hợp người nhận thân thiết với bạn: bạn có thể gửi lời chúc như sau: “Chào bạn, chào anh, chào,…
• Nếu người nhận là người nước ngoài: Bạn có thể gửi lời chào nhẹ nhàng như Hi Ana, Hi Mark, v.v.
• Đối với những tình huống lịch sự và trang trọng: Bạn nên sử dụng những câu chào như: Dear Mr James, Dear Miss Lona, v.v. Đối với tiếng Việt, bạn nên dùng “Honey”.

Dưới đây là cách trình bày lời chào mà bạn cần chú ý: [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy]. Ví dụ:

• Chào Hằng,
• gửi Jessica,
• Chào Hana thân mến,

viết nội dung email

Tùy thuộc vào loại email bạn gửi đến người nhận với mục đích gì mà nội dung sẽ được triển khai cho phù hợp.Ví dụ email công việc, mỗi lần sẽ có cách viết email nội dung tương thích.

Và nếu bạn là người lần đầu tiên tạo email để trình bày một vấn đề, thì nội dung email được viết theo cách nào sẽ được triển khai phù hợp dựa trên mục đích và tính chất công việc. Một email chuẩn phải có đủ 3 phần: mở đầu, thân bài và kết thúc.

• Đối với phần mở đầu thư: đặt câu hỏi ngắn gọn, để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung thư.
• Đối với phần thân của bức thư: Đề cập đến vấn đề cụ thể, đó có thể là giải pháp, giải pháp, giải pháp thay thế hoặc tuyên bố của bạn.
• Đối với Kết thúc: Đề cập đến yêu cầu phản hồi hoặc đóng góp từ người nhận. Đôi khi nội dung cuối email cũng là một số câu hỏi cần người nhận giải đáp,…

Đó là email đầu tiên khi tôi viết, và những email tiếp theo đều là thư trả lời. Bạn chỉ cần đi thẳng vào vấn đề, không cần phải giải thích chi tiết để gửi email. Lúc này, email trả lời của bạn phải dễ hiểu, dễ đọc, ngắn gọn, đủ ý và chắc chắn đạt được mục đích đề ra.

Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm

Tệp đính kèm rất quan trọng trong email công việc hoặc email xin việc. Nó sẽ được thêm vào cuối email để người nhận có thể tải xuống và xem nội dung. Cũng giống như một tài liệu, nó bổ sung cho nội dung của email hoàn thiện hơn. Vì vậy, vui lòng kiểm tra xem số lượng tệp đã đầy chưa trước khi gửi.

Ngoài ra, bạn nên đổi tên tệp đính kèm thành cùng tên với chủ đề email. Làm điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm lại tệp trong kho lưu trữ.

Tạo chữ ký email

Chữ ký trong email rất quan trọng, nó là phần nói lên bạn là ai và đến từ đâu. Một chữ ký phù hợp có thể phản ánh nghề nghiệp của bạn tốt hơn!

Thiết lập chữ ký này cho tài khoản email của bạn bằng cấu trúc sau:

• Cảm ơn bạn.
• Tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
• Chức vụ hoặc chức danh hiện tại.
• Số điện thoại đang sử dụng.
• Địa chỉ email.
• Các phương thức liên hệ khác: Zalo, skype, whatsapp, …

3. Những điểm cần lưu ý khi soạn và gửi email

Để email của bạn trang trọng và chuyên nghiệp hơn, bạn cần chú ý những điểm sau:

suy nghĩ trước khi bạn viết

trong khi ngồi trước máy chuẩn bị viết emaill.Đừng vội viết ngay. Bạn nên dành 1-3 phút hoặc hơn để suy nghĩ trước khi viết. Bạn cần có khả năng trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao bạn gửi email này?
• Mục đích của bạn khi gửi email này là gì?
• Bạn muốn nhận được gì từ người nhận?
• Email này có thực sự cần thiết không?

Tìm hiểu thông qua các câu hỏi trên sẽ giúp bạn không mất thời gian viết bài. Đặc biệt, bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu và cách triển khai các email bạn sẽ soạn.

Viết email đơn giản, ngắn gọn

Khi bạn triển khai nội dung trong bài viết của mình, nó phải ngắn gọn. Điều này giúp người nhận hiểu vấn đề bạn đang giải quyết và cách truyền đạt vấn đề đó. Trong khi đó, bạn không lãng phí thời gian của họ.

sử dụng dòng tiêu đề

Bạn nên sử dụng dòng chủ đề của mình để làm cho chủ đề email của bạn nổi bật và tránh bị nhầm là thư rác. Tiêu đề đặt theo hướng dẫn chia sẻ ở trên là tốt nhất, nội dung chuẩn seo, thu hút người nhận.

Ngoài ra, bạn nên sử dụng các chức năng Cc và Bcc để điền tên của người nhận thư. Với cách này, trong cùng một thời điểm bạn chỉ cần viết một nội dung và gửi cho nhiều người, rất thuận tiện trong công việc.

Cấu trúc email của bạn

Cách viết một email chuẩn Việc triển khai cần áp dụng đúng cấu trúc mà JobsGo đã chia sẻ ở trên. Đây là cách bạn tạo email chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Đồng thời cho họ thấy nội dung thông tin đó có đáng tin cậy hay không.

Tránh các từ và cấu trúc khó hiểu

Khi soạn email, ngoài việc viết ngắn gọn, bạn cần tránh viết tắt. Ví dụ: bn, mk, nv, bik, dk, v.v. Viết email theo phong cách cá nhân có thể khiến người đọc khó hiểu những gì bạn đang muốn truyền đạt. Không chỉ vậy, nó có thể gây ấn tượng với người đọc là thiếu nghiêm túc, đặc biệt là khi gửi email cho khách hàng và đối tác.

Cấu trúc cũng phải có mở đầu và kết thúc, kiểu quay cuồng, thiếu chủ ngữ, đảo lộn nội dung thì bạn phải biết. Điều này khiến người nhận bối rối và không có tác dụng như mong muốn.

Luôn kiểm tra kỹ email trước khi gửi

Lưu ý cuối cùng, luôn kiểm tra email của bạn trước khi gửi. Nhiều người có thói quen gửi thư sau khi viết xong, vì vậy hãy tập dần phong cách đọc lại nội dung trước khi gửi thư. Nó sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm không chính xác hoặc sai sót để có thể sửa chữa chúng kịp thời.

Ngoài ra, bạn nên kiểm tra số lượng file đính kèm đã đủ chưa và tên email người nhận đã chính xác chưa trước khi gửi nhé!

4. Một số mẫu email thường dùng

Bạn có thể tham khảo cách hiển thị nội dung của một số email thông dụng qua hình ảnh chia sẻ sau:

Mẫu email cảm ơn

thư khảo sát

Mẫu Email Khiếu nại

Email theo dõi dịch vụ khách hàng

Như vậy, bài viết trên của JobsGo đã giúp người đọc hình dung rõ về Cách viết email chuẩn Chính xác và chuyên nghiệp. Hãy đăng ký ngay để tạo ra những email chất lượng nhất cho bạn!

Hệ sinh thái cộng đồng của BD Ventures: https://linktr.ee/bdventures