Ví dụ về các tình huống giao tiếp trong kinh doanh và cách giải quyết

Cập nhật mới nhất về chủ đề Ví dụ về các tình huống giao tiếp trong kinh doanh và cách giải quyết

Kỹ năng giao tiếp được cho là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất trong công việc, đặc biệt nếu bạn làm nhân viên kinh doanh, nhân viên kinh doanh. Có thể nói, kỹ năng giao tiếp chính là “chiếc cần câu” trong nghề, trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ xảy ra những tình huống khẩn cấp.

Sau đây Glints xin chia sẻ với các bạn Ví dụ về các tình huống giao tiếp Gặp phải thường xuyên, bạn nên học hỏi để có kinh nghiệm xử lý cho mình.

Bối cảnh giao tiếp kinh doanh là gì?

Giao tiếp kinh doanh là một hoạt động ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Đây là hoạt động mà người kinh doanh trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác, v.v. Cụ thể, các hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp như:

  • Khi các thành viên trong nhóm trao đổi công việc với nhau hoặc với cấp quản lý
  • Khi nhân viên bán hàng tương tác với khách hàng
  • Khi một công ty hoặc doanh nghiệp phát hành một sản phẩm mới ra công chúng hoặc tung ra một chiến dịch tiếp thị mới.

Tình huống giao tiếp trong kinh doanh là những tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc, và tình huống có thể tốt hoặc xấu. Nhân viên bán hàng/nhân viên bán hàng sẽ là người đóng vai trò chính trong việc xử lý tình huống này.

Có nhiều tình huống giao tiếp trong kinh doanh
Nhiều kịch bản giao tiếp kinh doanh

Các loại giao tiếp kinh doanh

Vậy các loại hình giao tiếp trong kinh doanh là gì? Hiện nay, giao tiếp trong kinh doanh được chia thành 4 loại khác nhau, và tùy theo từng tình huống kinh doanh cụ thể, bạn có thể biết tình huống này thuộc loại hình kinh doanh nào.

Giao tiếp mặt đối mặt

Giao tiếp trực tiếp là điều sẽ xảy ra giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa nhân viên bán hàng/nhân viên bán hàng và khách hàng. Sự tương tác trực tiếp này được cho là một phần thiết yếu trong hoạt động hàng ngày của nhiều công ty ngày nay.

giao tiếp từ xa

giao tiếp gián tiếp Là hình thức giao tiếp trong đó người nói chuyển tải thông tin đến người nhận thông qua các phương tiện trung gian như thư từ, fax, email, văn bản, tài liệu.

giao tiếp đồng bộ

Giao tiếp đồng bộ là giao tiếp diễn ra trong thời gian thực, trong đó giao tiếp sẽ diễn ra đồng thời và được nghe bởi tất cả những người liên quan.

Mặc dù tất cả các giao tiếp mặt đối mặt là giao tiếp đồng bộ, giao tiếp từ xa thông qua các cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi video, hội nghị truyền hình, v.v. trong một số trường hợp cũng được coi là giao tiếp đồng bộ.

giao tiếp không đồng bộ

Giao tiếp không đồng bộ là loại giao tiếp diễn ra theo thời gian, tùy thuộc vào thời gian phản hồi của từng client.

Khác với giao tiếp đồng bộ, giao tiếp không đồng bộ cho phép thời gian dài từ khi nhân viên bán hàng gửi tin nhắn đến khi khách hàng phản hồi.

Giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp là hai yếu tố vô cùng quan trọng trong giao tiếp
Giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp là hai yếu tố vô cùng quan trọng trong giao tiếp

Tuyên thề: 8 cách ngôn ngữ cơ thể gây ấn tượng với người đối diện trong giao tiếp

Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh

Có thể nói, một doanh nghiệp muốn đàm phán, bàn bạc, thảo luận và đi đến ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có kỹ năng giao tiếp tốt.

Vì vậy, giao tiếp trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên dễ dàng truyền đạt mọi thông tin, hướng dẫn, mệnh lệnh mà họ muốn hướng đến doanh nghiệp.

Theo thuật ngữ thông thường, sự thành công hay thất bại của quy trình kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình giao tiếp.

Vì vậy, truyền thông doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có những bước tiến quan trọng trên con đường phát triển. Giao tiếp kinh doanh tốt mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

  • Gia tăng tỷ lệ đàm phán thành công nhờ hạn chế những sai sót, hiểu lầm trong quá trình giao tiếp.
  • Giúp tạo ra văn hóa công ty lành mạnh, tăng sự gắn kết của nhân viên và cải thiện hiệu suất của nhân viên lên đến 10%.
  • Cải thiện danh tiếng doanh nghiệp của bạn bằng cách xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên và khách hàng.
  • Giảm doanh thu của nhân viên tới 50% và tỷ lệ rời bỏ khách hàng tới 70%.

Một số ví dụ về tình huống giao tiếp trong kinh doanh

Dưới đây là một số ví dụ về các tình huống kinh doanh bạn cần biết để có thêm những thông tin và kinh nghiệm hữu ích trong sự nghiệp của mình. Từ đó đưa ra cách xử lý tình huống hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu một số kịch bản sử dụng Glint dưới đây.

khi nhận được phản hồi tiêu cực

Trong quá trình bán hàng, bạn sẽ gặp rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau nên việc khách hàng đưa ra những nhận xét tiêu cực về chất lượng sản phẩm/dịch vụ là điều hoàn toàn có thể xảy ra trên mạng hoặc qua điện thoại.

Khi nhận được phản hồi tiêu cực của khách hàng, bạn cần lắng nghe họ thay vì phản ứng thái quá và bênh vực sản phẩm/dịch vụ của mình. Sau đó, hãy chân thành thể hiện sự đồng cảm của bạn, sau đó làm rõ các vấn đề mà khách hàng gặp phải và cuối cùng là giải quyết các khiếu nại của khách hàng càng nhanh càng tốt.

Khi vấn đề nằm ngoài tầm hiểu biết của bạn

Những vấn đề ngoài tầm hiểu biết của bạn là một trong những vấn đề Liên lạc Đây là câu hỏi mà rất nhiều người bán hàng thường gặp phải. Nhiều nhân viên cố gắng thể hiện họ là người chuyên nghiệp bằng cách trả lời vội vàng và tệ hơn là phỏng đoán.

Đối với tình huống này, cách tốt nhất là bạn nên khéo léo xin lỗi khách hàng, mong khách hàng chờ ít phút, sau đó liên hệ với bộ phận nghiệp vụ để có câu trả lời chính xác nhất cho khách hàng.

Đừng giải quyết bằng cách đồng ý không trả lời mà hãy ghi lại vấn đề một cách đầy đủ, thực hiện đúng lời hứa với khách hàng, đảm bảo uy tín của thương gia.

Khi khách hàng, đồng nghiệp tức giận

Có nhiều trường hợp khách hàng và đồng nghiệp mất bình tĩnh và nổi giận với bạn vô cớ. Có trường hợp còn lớn tiếng chửi bạn.

Trong trường hợp này, bạn cần tiết chế cảm xúc của mình, ngay cả khi cảm thấy bị sai trái cũng đừng đứng lên gây gổ với khách hàng hay đồng nghiệp. Việc bạn lớn tiếng tranh cãi với khách có thể khiến bạn đi từ đúng đến sai.

Khi gặp khách hàng hay đồng nghiệp khó tính, bạn cần trút hết những điều không hài lòng, rồi bình tĩnh khuyên nhủ họ. Vì vậy, hãy để họ trò chuyện một lúc rồi nói ra và làm lành. Cũng đừng im lặng quá lâu, vì khi đó khách hàng và đồng nghiệp sẽ cảm thấy bạn thờ ơ và không coi trọng sự tồn tại của họ.

Khi nhận được những đòi hỏi vô lý

Mỗi khách hàng sẽ có những yêu cầu khác nhau, và nhiều người còn nói đùa rằng bán hàng giống như “làm dâu trăm họ”. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ gặp phải nhiều đòi hỏi vô lý và khó chấp nhận của khách hàng. Đối với những tình huống giao tiếp này, bạn cần nghĩ ra cách xử lý khéo léo.

Khi gặp phải những khách hàng đưa ra những yêu cầu vô lý, cần phải kiềm chế bản thân, không được nổi nóng hay cười nhạo khách hàng. Sau khi bình tĩnh lại, hãy nhẹ nhàng giải thích với khách rằng yêu cầu của họ là vô lý và thương gia không thể đáp ứng yêu cầu của họ.

khi khách mặc cả

Trong quá trình mua hàng, việc mặc cả là điều không thể tránh khỏi. Là khách hàng, ai cũng muốn mua được hàng chất lượng, giá rẻ. Vì vậy, mặc cả là điều không thể tránh khỏi trong quá trình bán hàng giữa nhân viên và khách hàng.

Trong trường hợp này, bạn không nên từ chối khách hàng ngay lập tức bằng một câu nói như sau:

  • “Tôi không thể giảm giá cho bạn.”
  • Đây là giá niêm yết không thể thay đổi.
  • “Muốn giá rẻ hơn thì lấy chỗ khác, chứ chúng tôi không có giá đó”, v.v.

Đây là cách cư xử tồi tệ.

Đối với những tình huống khách hàng đang mặc cả về giá, bạn cần thể hiện sự đồng cảm với khách hàng và lắng nghe lý do tại sao họ thấy sản phẩm của bạn đắt. Chỉ khi đó, bạn mới nhấn mạnh được đặc điểm và hiệu quả của sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp. Sử dụng sự phân công lao động để giúp khách hàng cảm thấy rằng giá của sản phẩm là rẻ, không đắt.

Lắng nghe phản hồi của khách hàng là một ví dụ về tình huống giao tiếp
Lắng nghe phản hồi của khách hàng là một ví dụ về tình huống giao tiếp

đọc thêm: Mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp và thuyết phục của bạn

Mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp kinh doanh của bạn

thực hành ngôn ngữ cơ thể

Thực hành ngôn ngữ cơ thể là một trong những kỹ thuật có thể cải thiện hiệu quả kỹ năng giao tiếp kinh doanh của bạn. Bạn cần chọn quần áo phù hợp và gọn gàng để giúp bạn đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc và tương tác với khách hàng.

Ngoài ra, hãy chú ý đến cách đi đứng, biểu cảm trên khuôn mặt, bởi những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhặt này lại là vấn đề then chốt giúp bạn mở đầu và kết thúc câu chuyện một cách suôn sẻ.

Sử dụng ngôn ngữ chính xác, chuẩn mực

Tiêu chuẩn và độ chính xác là điều tối quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Bạn nên biết cách sử dụng ngôn ngữ hợp lý để có thể tỏ ra hiểu biết và chủ động trong cuộc trò chuyện.

Biết khi nào nên nói điều gì đó và khi nào không nên nói điều đó rất quan trọng. Không giống như giao tiếp hàng ngày, giao tiếp kinh doanh cần phải trang trọng và lịch sử.

đọc thêm: 14 cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

nghe kết hợp

Lắng nghe là một điều vô cùng quan trọng trong quá trình giao tiếp với khách hàng, vì vậy khách hàng nên lắng nghe ý kiến ​​của đối phương nhiều hơn, biết đối phương đang nghĩ gì, không nên quá mong muốn điều gì.

Điều này không chỉ giúp bạn thể hiện là một người lịch sự, tôn trọng mà còn thu được nhiều thông tin hữu ích từ khách hàng để phục vụ tốt hơn cho quá trình giao tiếp kinh doanh.

biết kiềm chế cảm xúc

Cảm xúc của mỗi người là khác nhau, vì vậy khi giao tiếp với khách hàng, hãy nhắc nhở bản thân đừng để cảm xúc chi phối cuộc trò chuyện.

Vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc nói chuyện của cả hai bên, tệ hơn là khách hàng sẽ nghĩ bạn là người thô lỗ, không đáng tin cậy và không thể hợp tác với đối phương.

tôn trọng đối thủ của bạn

Tôn trọng người khác có nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu và trong suốt cuộc trò chuyện, bạn phải hết sức tập trung vào câu chuyện và lắng nghe những gì người kia nói.

Tránh trợn mắt hoặc có những lời nói, hành động thô bạo với đối phương khi giao tiếp.

Lắng nghe người khác là một ví dụ về giao tiếp trực tiếp
Lắng nghe người khác là một ví dụ về giao tiếp trực tiếp

phần kết

ở đây có Ví dụ về các tình huống giao tiếp Glints muốn gửi đến độc giả. Hi vọng những chia sẻ hữu ích trên đây có thể giúp bạn có thêm kỹ năng và kinh nghiệm để ứng phó với những tình huống bất ngờ có thể phát sinh trong giao tiếp kinh doanh.

tác giả

Tải mẫu sơ yếu lý lịch file word

Nguồn: Tổng hợp

Điểm đánh giá post