Bật Mí Cách Viết Email Gửi Báo Cáo Lên Sếp Chuyên Nghiệp

Cách viết email để gửi báo cáo cho sếp nghe có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nếu bạn làm theo các mẹo do JobsGO tiết lộ dưới đây thì nó không hề phức tạp!

điểm từ tiêu đề

Dòng chủ đề là phần đầu tiên của email mà người nhận của bạn nhìn thấy và đó là điều chính khiến sếp của bạn chú ý. Thông thường, cấp trên luôn nhận được rất nhiều thư từ trong ngày. Để tránh chạy theo đám đông, công việc của bạn cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Ngắn gọn, dễ hiểu và không quá 10 từ, ưu tiên thông tin quan trọng
• Đảm bảo rằng tiêu đề đơn giản, cụ thể và đi thẳng vào vấn đề, bạn có thể sử dụng các ký tự như – ;/; [] Tách và làm nổi bật thông tin quan trọng
• Sử dụng các ký hiệu: Trả lời; Khẩn cấp; Chú ý;.. để giúp người đọc nhận biết nhanh bản chất email của bạn.

Ví dụ:

• biên bản cuộc họp [20/05/2023];
• Hợp đồng mua bán ngày 10/05/2023;
• Ngân sách quảng cáo cho tháng 5 năm 2023…

bắt đầu bằng lời chào trang trọng

Khác với những email thông thường gửi cho bạn bè hay đồng nghiệp, nội dung email gửi sếp đề cao tính chuyên nghiệp và trang trọng. Bạn cần đảm bảo bắt đầu bằng một lời chào chi tiết, vì đây là điều sẽ giúp bạn gây ấn tượng hoặc gây mất thiện cảm với sếp.

• Có lời chào Theo tính cách của người lãnh đạo, bạn có thể tham khảo một số cách mở đầu email như:
  “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo]”
  “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo]”
• “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo] – [chức vụ + tên doanh nghiệp]
  

*Lưu ý: Không bao gồm lời chào trong nội dung email, không sử dụng biệt danh hoặc chỉ họ và tên trong email chào

Thân “Đúng” và “Đủ”

Đối với nội dung email, bạn nên tuân theo một mẫu nhất định. Trong văn bản, JobsGo gợi ý cho bạn cách viết email báo cáo gửi sếp như sau:

• Trước tiên, bạn nên giới thiệu bản thân (nếu sếp của bạn chưa biết bạn) và giải thích lý do tại sao bạn gửi email.
• Tiếp theo, bạn muốn trình bày báo cáo của mình ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Chỉ nói những gì cần thiết và tránh những thông tin không liên quan.
• Nếu trong báo cáo có những câu hỏi cần được thông qua/trả lời thì nên nêu ở cuối văn bản và kết thúc bằng câu: “Mong sớm nhận được hồi âm”; hoặc “Mong nhận được phản hồi từ bạn”. Đừng quên đính kèm các tệp liên quan và đặt tên cho từng tệp để dễ nhận biết!

chữ ký chuyên nghiệp

Chữ ký là phần nội dung cuối cùng xuất hiện trong email của bạn. Về cơ bản, nó không phải là phần thiết yếu của email nên thường bị bỏ qua. Tuy nhiên, trong môi trường văn phòng, bạn phải cẩn thận với nội dung để gây ấn tượng với cấp trên và đồng nghiệp. Mẫu chữ ký phải bắt đầu bằng “lời chúc tốt nhất“, “cảm ơn“,“Lời chào“.. theo sau là tên đầy đủ, tiêu đề và thông tin liên hệ của tác giả.

khởi đầu nhỏ

Một số điều nên và không nên bạn cần lưu ý khi viết email báo cáo cho sếp là:

• Đảm bảo có một email chuyên nghiệp. Nếu bạn không nhận được email từ công ty, bạn nên tạo một email mới với tên của bạn và tên công ty. Điều này sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên kiểu mẫu!
• Đừng phát biểu dài dòng, lan man hoặc sử dụng cấu trúc câu khó hiểu. Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi thảo luận vấn đề qua email, bạn nên thảo luận với cấp trên của mình và sắp xếp một cuộc họp để giải quyết vấn đề.
• Trong hộp Đến, bạn cần đảm bảo rằng mình đã nhập chính xác địa chỉ email của sếp. Sau đó, bạn có thể cân nhắc gửi nó đến bộ phận/cá nhân có liên quan và đặt hai hàm Cc và Bcc ở góc trên bên phải của dòng này:

(đầu tiên) chọn cc: khi bạn đang gửi cho người khác và họ có thể xem danh sách người gửi

(2) chọn bcc: Khi bạn không muốn người nhận biết danh sách bạn gửi nhưng vẫn gửi một bản email cho sếp.

Tùy từng trường hợp mà bạn chọn chức năng gửi phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn khai báo thông tin một cách minh bạch, vui lòng chọn CC trước!

Học cách viết email báo cáo sếp chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo hiệu quả công việc mà còn thể hiện sự tôn trọng với sếp. Hãy nâng tầm giá trị bạn thân từ những yếu tố đơn giản này. Chúc bạn một ngày tốt lành và đừng quên truy cập jobsgo.vn mỗi ngày để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.

Hệ sinh thái các cộng đồng của BD Ventures: https://linktr.ee/bdventures