Kinh nghiệm quản lý kho bằng excel đơn giản, tiết kiệm thời gian

Quản lý hàng tồn kho chưa bao giờ dễ dàng đối với doanh nghiệp. Lượng hàng hóa xuất nhập mỗi ngày tương đối lớn, việc thất thoát, thất lạc, lẫn lộn giữa các sản phẩm là điều không thể tránh khỏi.

Excel là giải pháp, công cụ hỗ trợ quản lý kho hiệu quả mà bất kỳ cửa hàng nào hiện nay cũng nên biết. Vậy làm sao để sử dụng Excel quản lý kho hiệu quả và tiện lợi nhất? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách sử dụng Excel để quản lý kho hiệu quả và hôm nay mình sẽ chia sẻ cho các bạn. Hãy cùng nhau khám phá và có được những thông tin hữu ích cho mình nhé.

Quản lý kho là một hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục của quy trình bán hàng thông suốt và giảm chi phí vận chuyển, cân bằng giữa lưu trữ hàng hóa và hoạt động sản xuất. Phân phối hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp, quản lý kho sẽ giúp giảm chi phí, giảm hàng tồn kho, tăng doanh thu. Ngoài ra, khi sử dụng Excel để quản lý kho, thống kê-phân loại dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu rõ ràng trong nháy mắt. Excel cũng là phần mềm miễn phí, bạn chỉ cần tải nó xuống máy tính xách tay hoặc máy tính của mình và sử dụng miễn phí. Đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Quản lý kho bằng Excel là cách quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng nhưng đồng thời không gặp quá nhiều rủi ro, hạn chế như:

Quản lý kho hàng hiệu quả bằng Excel không khó như người ta tưởng. Bạn chỉ cần tạo file excel quản lý kho và chia thành từng mặt hàng mà bạn muốn. Dưới đây là một số phương pháp sử dụng Excel để quản lý kho, bạn có thể tham khảo, ví dụ:

Bước 1: Mở một tệp mới trong Excel

Bước 2: Tạo trang tính

Bạn tạo 5 bảng tính mới và sửa tên mỗi bảng tính với các đề mục như sau: HOME, NHAP, XUAT, LONG MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng trang tính

Sử dụng bảng NHAP

Sử dụng mẫu này, bạn phải nhập các thông tin sau: Ngày, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng nhập, Đơn giá, Tổng thành tiền, Nhà cung cấp. Hoặc bạn có thể cần thêm: Số tài liệu, Mã nhà cung cấp, Số điện thoại, Địa chỉ nhà cung cấp, Ghi chú.

dải XUẤT

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng. Hoặc có thể cần thêm: Số chứng từ, Mã khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ khách hàng, Ghi chú.

Với bảng NIÊM YẾT

Đây là một phần thiết yếu của bất kỳ ứng dụng hoặc phần mềm nào. Các thông tin chung về mặt hàng như mã hàng, tên hàng, đơn vị đo… sẽ được lưu trữ tại đây. Khi nhập xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã sản phẩm, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì giá bán của mặt hàng sẽ được chúng tôi lấy trong danh sách để bán. Không cần lãng phí bộ nhớ.

với ga trải giường CAO HƠN

Thông thường sử dụng bảng này chúng ta chỉ cần vào báo cáo bán hàng và nhập/xuất kho. Đối với báo cáo bán hàng, bạn cần: tên sản phẩm, số lượng bán hàng, doanh thu. Báo cáo nhập xuất tồn: tên hàng, tồn đầu kỳ, nhập xuất tồn, tồn cuối kỳ.

Trên thực tế, chúng ta có thể hoàn thành hầu hết các yêu cầu công việc của mình bằng cách sử dụng các hàm Excel phổ biến. Để có một file excel quản lý bán hàng và kho hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết 3 hàm sau:

vlookup: đây là chức năng tìm kiếm theo cột

Khi nhập hoặc xuất chỉ cần nhập mã hàng hóa. Các thông tin về tên hàng, đơn vị tính, giá cả… sẽ được tra cứu từ danh mục hàng bằng vlookup. Điều này đảm bảo thông tin chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian cho chủ cửa hàng, doanh nghiệp.

Sumif(s): tính tổng theo điều kiện

Đây là chức năng cực kỳ quan trọng và không thể thiếu, nó có thể tính toán tổng số lượng, số lượng nhập xuất theo điều kiện, xác định tồn kho cuối kỳ cho từng mã hàng.

Iferror: Kiểm tra giá trị lỗi trong Excel

Hàm Iferror kiểm tra nếu biểu thức (hoặc giá trị) được cung cấp ban đầu có trả về lỗi Excel hay không thì hàm trả về giá trị logic TRUE, ngược lại hàm trả về FALSE. Ta nên dùng hàm này vì khi bạn viết hàm vlookup là bạn đang áp dụng cho hàng nghìn hàng nên khi bạn nhập mã hàng thì giá sẽ tăng lên.

Có một vấn đề khi sử dụng vlookup trên một hàng không có tên hàng, nó sẽ trả về lỗi #N/A. Sử dụng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A và làm cho các tệp Excel quản lý hàng tồn kho và bán hàng chuyên nghiệp hơn.

SaleKit là phần mềm đa kênh cung cấp cho các cửa hàng và doanh nghiệp bán lẻ một nền tảng quản lý bán hàng để quản lý hàng tồn kho toàn diện từ trực tuyến đến ngoại tuyến. Phần mềm quản lý kho của Hoc11.vn sẽ hỗ trợ bạn các công việc sau:

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho của Hoc11.vn, bạn hoàn toàn yên tâm vì mình được kiểm soát thông tin sản phẩm, ngày nhập xuất hàng, số lượng hàng còn tồn, giá vốn hàng bán, báo cáo tồn kho hàng ngày. Bạn có thể xem thông tin mọi lúc mọi nơi và giải pháp quản lý kho tối ưu mà Excel không thể làm được.

Nếu lựa chọn sử dụng Excel để quản lý kho nhằm mang lại hiệu quả cao cho cửa hàng của mình, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Hy vọng qua những thông tin chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ nắm được cách sử dụng Excel để quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn có một kinh doanh tốt.

Hệ sinh thái các cộng đồng của BD Ventures: https://linktr.ee/bdventures